Czy można żądać od pracownika zwrotu kosztów szkolenia?

Poniżej omówimy prawne aspekty zwrotu kosztów doszkalania się przez pracownika. Czasami zdarza się, szczególnie w zakresie stanowisk specjalistycznych, iż pracodawca zobowiązuje pracownika o odbycia szkoleń, związanych z wykonywaną pracą, celem podniesienia kompetencji. Bardzo często doszkalanie pracownika przybiera formę skierowania pracownika na kursy doszkalające czy też studia podyplomowe, co wiąże się z obciążeniem czasowym oraz kosztami. Pracodawca decydując się na doszkalania pracownika podejmuje swoistą inwestycję, założeniem której jest rozwój firmy poprzez zapewnienie wykwalifikowanej kadry pracowniczej. 

Z faktem podnoszenia kwalifikacji przez pracownika wiążą się oznaczone obowiązki dla pracodawcy. Przede wszystkim pracodawca jest zobowiązany do udzielenia płatnego urlopu szkoleniowego, jak również zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Ponadto pracodawca może zobowiązać się do pokrycia pracownikowi doszkalającemu się kosztów szkolenia, dojazdów, zakwaterowania oraz niezbędnych pomocy naukowych (art. 103 (3) k.p.).

Powyższe obowiązki pracodawcy i pracownika związane w doszkalaniem pracownika powinny zostać przez strony zawarte w odrębnej umowie, która powinna zachowywać formę pisemną. Taką umowę strony mogą zawierać na każdym etapie i czasie współpracy. Może zatem być zawarta łącznie z umową o pracę lub później, zawsze w przypadku podjęcia przez pracownika doszkalania z udziałem pracodawcy. Umowa w zakresie doszkalania pracownika nie musi być zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą w przypadku, gdy pracodawca nie ma zamiaru zobowiązywać pracownika do utrzymania stosunku pracy po zakończeniu szkoleń. 

Wobec faktu, iż umowa doszkalająca zawiera zobowiązania obydwu stron związane ze szkoleniem i stosunkiem pracy, w pewnych wypadkach możliwe jest żądanie zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów na szkolenie pracownika. Prawo pracodawcy do żądania zwrotu kosztów szkolenia może mieć miejsce w następujących sytuacjach:

1. Pracownik nie podejmuje lub przerywa bez uzasadnienia szkolenie, objęte umową;

2. Pracownik otrzymuje wypowiedzenie stosunku pracy z własnej winy w okresie szkolenia lub w terminie oznaczonym w umowie stron, jednak nie dłuższym niż 3 lata od ukończenia szkolenia;

3. Pracownik w terminach oznaczonych w punkcie 2 rozwiązał stosunek pracy z przyczyny innej niż mobbing; 

4. Pracownik w terminach oznaczonych w punkcie 2 wypowiedział lub rozwiązał stosunek pracy z winy pracodawcy lub z uwagi na mobbing, które to okoliczności okazały się nieuzasadnione.

W powyższych przypadkach pracodawcy przysługuje roszczenie o zwrot kosztów szkolenia, jednak w zakresie proporcjonalnym do okresu zatrudnienia pracownika po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji lub okresu zatrudnienia w czasie podnoszenia kwalifikacji. Wskazać należy, iż umowa szkoleniowa pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, a także regulacje związane z rozliczeniem kosztów, są instytucjami, które do systemu prawa pracy zostały wprowadzone stosunkowo niedawno, bowiem w oparciu o nowelizację kodeksu pracy, która weszła w życie w dniu 16 lipca 2010 r. i stanowi uregulowanie kwestii szkolenia pracowników przez pracodawców, co poruszył Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 31 marca 2009 r. w sprawie K 28/08. 

Kancelaria świadczy doradztwo prawne i procesowe w zakresie prawa pracy, w tym prowadzona jest obsługa w zakresie negocjowania i przygotowywania umów szkoleniowych dla podmiotów działających w branżach specjalistycznych, w których konieczne jest bieżące inwestowanie w pracownika, celem rozwoju firmy i zachowania jej konkurencyjności.

Paulina Adamczyk

adwokat

Kancelaria Zdanowicz i Wspólnicy

kontakt: blog@zdanowiczlegal.pl