Zasada jednego okienka przy rejestracji sp. z o.o. w KRS – jak funkcjonuje?

Zasada jednego okienka charakteryzuje się tym, iż rejestrując spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, do sądu wraz z wnioskiem o zarejestrowanie w rejestrze przedsiębiorców składa się formularze rejestracji w urzędzie skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i Głównym Urzędzie Statystycznym. Powoduje to konieczność już na etapie rejestracji podmiotu w sądzie sporządzenia dodatkowych formularzy, tj. do urzędu skarbowego NIP – 2 i NIP – B, do Głównego Urzędu Statystycznego – formularza RG – 1 i RG – RD oraz do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - ZUS – ZPA. Dokumenty te wraz z wnioskiem o rejestrację składa się wówczas w sądzie, który po dokonaniu rejestracji spółki w rejestrze, przesyła formularze rejestracyjne do urzędów wraz z informacją o zarejestrowaniu podmiotu w Krajowym Rejestrze Przedsiębiorców. Urzędy wówczas dokonują dalszej rejestracji spółki i nadania jej numeru NIP, REGON oraz zarejestrowania nowego płatnika składek. Zaletą rejestracji poprzez jedno okienko jest zatem brak konieczności dokonywania odrębnej rejestracji spółki w każdym urzędzie, zaś wadą opieszałość procedury w zakresie przekazywania korespondencji przez KRS do organów administracyjnych. W praktyce procedura "jednego okienka" może powodować zatem wydłużenie terminów rejestracji w porównaniu z poprzednio obowiązującą procedurą rejestracji w każdym organie oddzielnie. 

Rejestracja w pozostałych urzędach następuje po nadaniu spółce numeru KRS i wpisaniu do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez sądy gospodarcze. Pomimo faktu, iż spółka składa wszystkie dokumenty rejestracyjne w sądzie, każdy z urzędów wydaje własną decyzję w przedmiocie rejestracji i nadania odpowiednich numerów identyfikacyjnych, którą następnie doręcza rejestrowanemu podmiotowi. Pozostałe, poza sądem, urzędy również samodzielnie wzywają spółkę do uzupełnienia ewentualnych braków wniosków. Wówczas spółka dokonuje uzupełnienia w urzędzie wzywającym, a nie w sądzie rejestrowym, w którym składany był wniosek. 

Ponadto zaznaczyć należy, iż zasada rejestracji spółki poprzez jedno okienko nie jest konsekwentna - nie obejmuje mianowicie rejestracji spółki jako płatnika VAT. Rejestracja podmiotu w tym zakresie musi zostać dokonana odrębnie poprzez złożenie wniosku VAT – R bezpośrednio w urzędzie skarbowym. Wniosek taki jest składany po nadaniu przez sąd numeru KRS. 

Paulina Adamczyk 

prawnik 

Kancelaria Zdanowicz i Wspólnicy 

kontakt: blog@zdanowiczlegal.pl