Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w ramach rekrutacji a RODO

Biorąc udział w procesie rekrutacyjnym, kandydat wraz z udostępnianiem swojego CV potencjalnemu pracodawcy, oddaje w jego ręce szereg danych osobowych, które następnie są przetwarzane. Oczywiście przetwarzanie takie musi się odbywać zgodnie z literą prawa, jednakże nie zawsze wymagane jest uzyskanie oświadczenia o wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych.

Obecnie art. 221 k.p. przewiduje katalog danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać od pracownika, w tym także od kandydata biorącego udział w rekrutacji. Przetwarzanie tych danych osobowych, które stanowią katalog zamknięty, odbywa się w związku z art. 23 ust 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, który stanowi, iż przetwarzanie jest możliwe jeżeli jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą. A zatem w przypadku takich danych, nie ma konieczności uzyskania zgody na przetwarzanie, ponieważ podmiot – np. pracodawca uprawniony jest bezpośrednio na podstawie ustawy.

Natomiast, jeżeli w CV podane są inne informacje, spoza tego katalogu, wówczas do ich przetwarzania wymagana jest zgoda kandydata. To właśnie na potrzeby wskazanej zgody powszechnym stało się dodawanie do CV klauzuli z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Wchodząca w życie regulacja zawarta w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku, czyli tzw. RODO, dotyczy także sytuacji poruszonych powyżej, tj. przetwarzania danych osobowych w ramach rekrutacji. A zatem zarówno wymogi określone w rozporządzeniu, dotyczące wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jak i obowiązki informacyjne ciążące na administratorze danych osobowych, którym będzie rekruter, czyli potencjalny pracodawca znajdują tu zastosowanie.

Jednakże, mając na uwadze szczególny charakter stosunków pracowniczych, zapewne również powszechność procesów rekrutacji, a przez co wolę nieutrudniania osobom poszukującym pracy tego procesu, RODO przewiduje możliwość uregulowania w sposób odmienny przez państwa członkowskie kwestii dotyczącej przetwarzania danych osobowych pracowników oraz danych udzielonych w wyniku prowadzonego procesu rekrutacji.

Powyższa wola prawodawcy unijnego wynika z motywu 155 oraz art. 88 RODO, który wskazuje na możliwość państw członkowskich do wprowadzenia w ramach wewnętrznego porządku prawnego państwa, w sposób bardziej szczegółowy przepisów, które mają zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, a w szczególności do celów rekrutacyjnych.

W przypadku przyjęcia takich regulacji muszą one obejmować odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające osobie, której dotyczą poszanowanie takich przymiotów jak godność, prawnie uzasadniony interes i prawa podstawowe. Na państwie członkowskim wraz ze skorzystaniem z dyspozycji art. 88 RODO ciąży obowiązek poinformowania Komisji o przyjęciu powyższych przepisów, jak i o każdorazowej ich zmianie.

Polska zamierza skorzystać z takiego uprawnienia poprzez przyjęcie nowelizacji w zakresie kodeksu pracy w drodze ustawy o wprowadzeniu ustawy o ochronie danych osobowych, która jest obecnie na etapie projektu. W ramach nowelizacji dojdzie do zmiany art. 221 kodeksu pracy oraz dodania następujących po nim art. 222-224 k.p.

Zgodnie z brzmieniem projektowanych przepisów, zachowana zostanie dotychczasowo funkcjonująca zasada, że w przypadku udostępnienia danych osobowych, co do których żądania uprawniony jest pracodawca ex lege, nie jest wymagana zgoda kandydata na pracownika na przetwarzanie danych osobowych. Natomiast w przypadku udostępnienia innych danych, które nie znajdują się w zamkniętym katalogu określonym w kodeksie pracy, wówczas do ich przetwarzania wymagana jest zgoda podmiotu, wyrażona w sposób wyraźny, jasny, konkretny i dobrowolny, w drodze złożonego oświadczenia.

Swego rodzaju novum stanowi zastrzeżenie, iż brak zgody nie może powodować niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się̨ o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować́ wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić́ przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenia stosunku pracy lub jego rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę̨.

Zatem, wraz z dniem 25 maja 2018 roku regulacja zawarta w RODO obejmie także kwestię procesów rekrutacyjnych. Oczywiście, jeśli polski ustawodawca nie zdąży do tego czasu uchwalić planowanej nowelizacji, zastosowanie będą miały dotychczasowe regulacje w połączeniu z wymogami określonymi w RODO, natomiast projektowana zmiana poszerzy dotychczasową regulację z zakresu danych osobowych udzielanych w ramach rekrutacji.

Należy pamiętać, iż regulacja zawarta w kodeksie pracy ma zastosowanie do procesów rekrutacji, których zwieńczeniem będzie powstanie stosunku pracowniczego między stronami. W związku z powyższym, nie znajdzie ona zastosowania do osób, które podejmą się współpracy na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zwróćmy uwagę, iż pracodawca jako administrator danych osobowych musi pamiętać o ciążącym na nim obowiązku informacyjnym, który w przypadku rekrutacji polega na m.in. wskazaniu danych administratora, wskazaniu danych podmiotu przetwarzającego, jeżeli taki został powołany, określeniu stanowiska w związku z celem przetwarzania jakim jest rekrutacja, czy też informacji o braku negatywnych skutków nie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Zapewne za pożądane można uznać sformułowanie przez pracodawcę propozycji klauzuli z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, w którym podstawa prawna, dane administratora czy cel zostaną już wskazane.

Mimo funkcjonujących obecnie jak i planowanych swego rodzaju zwolnieniach w zakresie uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów na pracowników, można jednak spodziewać się, iż każde CV przedkładane przez osobę ubiegającą się o dane stanowisko będzie zawierało klauzulę z oświadczeniem obejmującym zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wynika to z faktu, iż obecnie na rynku pracy przedkładając CV, wskazywane jest w nim o wiele więcej informacji, niż te określone w kodeksie pracy, co do których pracodawca jest usprawiedliwiony, celem zwiększenia swoich szans na zatrudnienie. I mimo przyszłej gwarancji braku negatywnych skutków niewyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, trudno wyobrazić sobie sytuację, gdy osoba szukająca pracy zaryzykuje i takiej zgody nie wyrazi.

Pozostałe publikacje na temat RODO znajdziecie Państwo TU.

Anna Dudkiewicz

prawnik

Kontakt: blog@zdanowiczlegal.pl

Kancelaria Zdanowicz i Wspólnicy