Jak powinien wyglądać protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej?

Należy nadmienić, iż ustawa o własności lokali, która reguluje m.in. także sposób funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych, nie definiuje i nie określa wymogów dla protokołu z zebrania wspólnoty mieszkaniowej. Istnieje jednak w tym zakresie dobra praktyka, która po części opiera się na funkcjonowaniu takich organizmów prawnych jak spółki prawa handlowego, po części zaś po prostu wynika z samej definicji językowej protokołu, który ma być dokumentem odzwierciedlającym przebieg jakiegoś zdarzenia. 

Protokół jest dokumentem formalnym potwierdzającym przebieg oznaczonego zdarzenia. Podstawową cechą protokołu powinno być zatem odzwierciedlenie całokształtu przebiegu zebrania. W protokole powinny zatem zostać zawarte wszystkie kolejno następujące po sobie etapy zebrania wraz z odznaczeniem wszystkich zgłoszonych wniosków i podjętych uchwał. 

Protokół jest sporządzany przez powołaną w tym celu osobę protokolanta, który powinien zostać oznaczony w treści protokołu i po jego zakończeniu podpisać dokument. Dokument powinien zostać również podpisany przez przewodniczącego zebrania oraz zarząd wspólnoty mieszkaniowej. 

W protokole powinny zostać na wstępie zawarte dane w zakresie daty i miejsca zebrania, wskazanie porządku obrad oraz planowanych uchwał. Protokół powinien zwierać również informacje o wyborze przewodniczącego zebrania oraz komisji. W protokole powinny zostać odznaczone wszystkie zgłaszane przez uczestników zebrania wnioski formalne oraz merytoryczne. Najczęściej również podjęte na zebraniu uchwały stanowią integralną część protokołu zebrania. Uchwały w protokole powinny być wyraźnie odznaczone wraz ze wskazaniem wyników głosowania w ich przedmiocie. Ponadto w protokole powinna znaleźć się informacja o wszelkich zmianach w zakresie osób biorących udział w zebraniu. Protokół powinien zawierać informacje o sprawdzeniu struktury właścicielskiej oraz pełnomocnictw udzielonych przez członków wspólnoty. 

Integralną częścią protokołu z zebrania wspólnoty mieszkaniowej powinna być również lista obecności właścicieli obecnych na zebraniu. Należy bowiem wskazać, iż załączenie listy obecności do protokołu jest bardzo ważne dla oceny skuteczności i ważności podjętych na zebraniu uchwał. 

Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej jest zatem formalnym dokumentem, który powinien spełniać wymogi pisma, natomiast w zakresie przedmiotowym powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zebrania. Braki formalne protokołu nie są same w sobie podstawą do zaskarżenia podjętych na zebraniu uchwał, ale mogą stanowić podstawę pozwu, o ile innymi środkami dowodowymi zostanie wykazane, iż bez popełnienia tych braków formalnych uchwały nie zostałyby podjęte lub zostałyby podjęte uchwały innej treści. 

Paulina Adamczyk 

prawnik 

Aleksandra Dalecka 

adwokat 

Kancelaria Zdanowicz i Wspólnicy 

kontakt: blog@zdanowiczlegal.pl