Czy można czytać e-maile pracownika? Czy można sprawdzać, z jakimi stronami internetowymi pracownik się łączy?

Przede wszystkim pracodawca ma prawo przeglądać wyłącznie służbową korespondencję pracownika, nigdy prywatną. Aby mógł zatem mieć podgląd do korespondencji pracowniczej z maila służbowego, powinien poinformować pracownika, że adres pocztowy może być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych. Powinno to nastąpić na etapie zawierania umowy o pracę lub w obowiązującym u danego pracodawcy regulaminie pracy.

Jeśli chodzi o sprawdzanie stron internetowych, z którymi pracownik łączy się z miejsca pracy, to w pierwszej kolejności powinno zastosować się w zakładzie pracy środki prewencyjne, tzw. firewalle. Naczelny Sąd Administracyjny, w sprawie, która dotyczyła monitorowania odwiedzanych przez pracownika stron, stwierdził wyraźnie: „taki monitoring musi spełniać wymogi zgodności z prawem, usprawiedliwionego celu, proporcjonalności, transparentności oraz uwzględnienia przepisów o ochronie danych osobowych. Wymóg transparentności oznacza, że pracownicy powinni mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi. Pracodawca winien zatem szczegółowo określić zasady monitoringu i zapoznać z nimi pracowników, którzy fakt zapoznania się powinni potwierdzić stosownym podpisanym oświadczeniem o ich akceptacji” (wyrok NSA z dnia 13.02.2014, I OSK 2436/12) i dalej: „Identycznego stanu faktycznego, jaki ma miejsce w niniejszej sprawie dotyczy powołany trafnie przez Sąd pierwszej instancji wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 3 kwietnia 2007 r. w sprawie Copland przeciwko Zjednoczonemu Królestwu (sygn. 62617/00, lex nr 527588), w którym Trybunał uznał, że rozmowy telefoniczne z pracy, e-maile i użytkowanie Internetu są objęte terminami "życie prywatne" i "tajemnica korespondencji". Trybunał stwierdził, że w okolicznościach rozpatrywanej przez niego sprawy doszło do ingerencji w prawa zagwarantowane przez art. 8 Europejskiej Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności.” Skąd taki wyrok? Ze stanu faktycznego sprawy wynika, że zatrudniający podmiot nie poinformował skarżącego o istnieniu funkcjonalności systemu, która polega na gromadzeniu informacji pomiędzy siecią wewnętrzną a siecią Internet. Natomiast co do zasady taki monitoring jest dopuszczalny, jeśli chroni prawnie usprawiedliwiony interes pracodawcy. 

Inną sprawą jest kwestia adresu e-mail pracownika, który odszedł z pracy. Nie zapominajmy, że adresy takie składają się najczęściej przynajmniej z nazwiska pracownika, które stanowi jego dobro osobiste. Pracodawca takiego adresu nie może wykorzystywać. Inna sprawa, gdy adres miał charakter ogólny np. recepcja@..., przy czym dostęp do niego miał z reguły więcej niż jeden pracownik (praca na zmiany). Zgodnie z pkt. 14.5 w przypadku odejścia pracownika z organizacji, pracodawca powinien podjąć konieczne środki organizacyjne i techniczne w celu automatycznej dezaktywacji konta pracownika służącego do komunikacji elektronicznej. Jeżeli pracodawcy potrzebują odzyskać konta pracownika w celu skutecznego prowadzenia organizacji, powinni to zrobić przed odejściem pracownika oraz, jeżeli to wykonalne, w jej lub jego obecności.

W przypadku naruszeń tych zasad pracodawca jest przede wszystkim odpowiedzialny z tytułu naruszenia dóbr osobistych. Oznacza to również możliwość dochodzenia roszczeń odszkodowawczych i o zadośćuczynienie od pracodawcy.

Aleksandra Dalecka

adwokat

Kancelaria Zdanowicz i Wspólnicy

Kontakt: blog@zdanowiczlegal.pl