Czy zgoda na przetwarzanie danych osobowych pod rządami RODO musi być pisemna? – – Zmiany w ochronie danych osobowych – cz. 6

Zgodnie z art. 7 ust. 1 Rozporządzenia UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Z tego wynika, że zgoda nie zawsze przybierze postać pisemną, choć oczywiście, jeśli jest ona na piśmie, łatwiej jest nam udowodnić na co dana osoba ją wyraziła.

Czasem jednak wymóg formy pisemnej zgody byłby nierealny lub nadmiernie uciążliwy. Wyobraźmy sobie np. zbieranie wizytówek podczas kongresu od gości, przy czym organizator zapowiada, że wśród osób, które zostawią wizytówkę, rozlosowane będą nagrody. Można zasadnie przyjąć, iż jeśli gość takiej imprezy pozostawia wizytówkę, to wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych na potrzeby losowania nagrody. Trudno byłoby wymagać, by goście podpisywali jeszcze formularze zgody. Kwestia ta była w prawie polskim kontrowersyjna już pod rządami naszych wewnętrznych przepisów o ochronie danych osobowych, GIODO jednak przychylało się do zdroworozsądkowej interpretacji w tym przypadku.

Ważne jest zawsze, by goście wrzucający wizytówkę do urny, wiedzieli, po co to robią. Jeśli konferansjer zachęca do tego podczas imprezy, bo będą przyznawane nagrody, to nie można potem tak pozyskanych danych wykorzystywać aby wysyłać materiały promocyjne organizatora kongresu. Na wykorzystanie danych osobowych na cele promocji musimy mieć odrębną zgodę, niestety najlepiej jednak dla naszego bezpieczeństwa na piśmie, gdyż przetwarzanie nie skonsumuje się na przyznaniu nagród, lecz zapewne będzie rozciągnięte na osi czasu, co w przyszłości może wpływać na osłabienie możliwości dowodowych w zakresie pozyskania zgody. Trzeba zatem marketingowo i kreatywnie przemyśleć, jak zachęcić gości do uzupełnienia takiego formularza zgody.

Aleksandra Dalecka

adwokat

Kancelaria Zdanowicz i Wspólnicy

Kontakt: blog@zdanowiczlegal.pl