Monitoring w zakładzie pracy i monitoring korespondencji pod RODO

Wraz z wejściem w życie tzw. RODO w dniu 25 maja 2018 roku do Kodeksu pracy wprowadzono długo wyczekiwaną regulację monitoringu. Obecnie kwestią tą zajmuje się art. 22 (2) oraz art. 22 (3) Kodeksu pracy. Obecnie w zakładzie pracy może legalnie funkcjonować monitoring przy spełnieniu poniższych założeń – pracodawca może zainstalować monitoring jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Przez monitoring Kodeks pracy rozumie szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Kodeks nie mówi zaś nić o nagrywaniu dźwięku, jednak na pierwszy rzut oka ten rodzaj monitoringu wydawać się może też dozwolony, gdy jego wprowadzenie jest konieczne dla realizacji wyżej wskazanych celów. Jednak ze względu na wcześniejsze orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka zalecałabym powściągliwość i wstrzymanie się do pierwszych orzeczeń sądowych w tym zakresie.

Spod monitoringu wyłączone są wprost następujące pomieszczenia: pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie lub pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego powyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Zauważmy, że regulacja ta dotyczy pracowników, nie dotyczy monitorowania gości hotelowych, choć i goście mogą znaleźć się w zasięgu monitoringu. Generalnie pracodawca może przechowywać te nagrania przez okres maksymalnie 3 miesięcy, chyba, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa wówczas do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania (oczywiście chodzi o faktyczną możliwość użycia ich w postępowaniu np. mamy nagraną kradzież, a nie hipotetyczną sposobność do wykorzystania ich co do zasady w takim postępowaniu). Monitoring powinien zostać uregulowany w regulaminie pracy, lub w obwieszczeniu dla pracowników (zakładam, że układy zbiorowe w hotelarstwie nie występują tak często). Pracownicy powinni być poinformowani na co najmniej 2 tygodnie o wprowadzeniu monitoringu przed jego uruchomieniem, a w przypadku nowych pracowników taka informacja na piśmie powinna być im udostępniona przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Miejsca monitorowane powinny być oznakowane.

Monitoring może także dotyczyć poczty elektronicznej, oczywiście tylko służbowej. Podstawa jego stosowania jest na tyle szeroka, że na pewno również do uzasadnienia w przypadku hotelarstwa. Monitoring taki ma bowiem zapewnić pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Jako pobożne życzenia potraktowałabym w takim wypadku zastrzeżenie przez ustawodawcę, że monitoring taki nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Sposób wprowadzenia monitoringu poczty jest analogiczny jak w przypadku wyżej wskazanym.

Pozostałe publikacje dotyczące RODO znajdziecie Państwo klikając tu.

Aleksandra Dalecka
adwokat
Kancelaria Zdanowicz i Wspólnicy
Kontakt: blog@zdanowiczlegal.pl