czwartek, 3 listopada 2016

Co powinno się znaleźć w umowie na przygotowanie oprogramowania (umowa wdrożeniowa)?

Kancelaria wielokrotnie świadczyła pomoc prawną w opracowywaniu umów na przygotowywanie oprogramowania czy tzw. wdrożeniowych. Samo przygotowanie oprogramowania, bez wdrożenia go w firmie, z reguły bowiem pozbawione jest sensu ekonomicznego. Nasze doświadczenia pozwalają na przekazanie Państwu najważniejszych kwestii, na które powinno się w tego typu umowach zwrócić szczególną uwagę. Dziś zajmiemy się wyłącznie umową wdrożeniową, czyli taką, w której np. firma zamawia oprogramowanie. Nie można jednak zapomnieć, że równie ważne jest podpisanie w takich sytuacjach umów licencyjnych czy utrzymaniowych, lub przynajmniej zawarcie stosownych zapisów w tym zakresie w umowie wdrożeniowej. 

Nasze opracowanie siłą rzeczy dotyczyć będzie jedynie najważniejszych, specyficznych elementów umowy wdrożeniowej, która jak każde porozumienie, powinna też obejmować elementy o charakterze standardowym, takie chociażby jak określenie stron, zastrzeżenie formy pisemnej dla aneksów pod rygorem nieważności czy zabezpieczenie poufności itp. 

Inaczej oczywiście będą się rozkładać akcenty w umowie, na które będziemy zwracać uwagę, jeśli negocjujemy ją dla zamawiającego pakiet oprogramowania a inaczej, gdy reprezentujemy wykonawcę. W związku z tym szczegółowe zapisy powinniśmy zawsze dostosować do indywidualnych wymagań. 

Co jest przedmiotem typowej umowy wdrożeniowej? Na podstawie umowy wdrożeniowej wykonawca zobowiązuje się wobec zamawiającego do opracowania i przekazania oprogramowania, do dnia określonego w umowie, zgodnie ze specyfikacją wymagań, która najczęściej stanowi załącznik do umowy wdrożeniowej i zgodnie z określonym harmonogramem prac i powiązanym z nim harmonogramem płatności. Ponieważ harmonogramy stanowią specyficzny dokument, najczęściej dla przejrzystości umowy, znajdują się one w załącznikach. Wykonawca powinien przy tym zapewnić, że opracowane i przekazane przez niego oprogramowania będzie stanowiło produkt, który po jego wdrożeniu u zamawiającego będzie spełniał wszystkie wymagania i warunki określone w specyfikacji wymagań.

Najważniejsze jest oczywiście, by zamówiony produkt spełniał oczekiwania zawarte w specyfikacji. Jednak nie zawsze można przewidzieć wszystko. Często w trakcie używania oprogramowania pojawiają się dodatkowe potrzeby, które nie zostały zawarte w specyfikacji, ani też nie wynikają z błędnego wykonania. Są to tzw. dodatkowe funkcjonalności, których ewentualne wprowadzenie w przyszłości do oprogramowania można już uregulować na etapie zawierania umowy wdrożeniowej przynajmniej ramowo.

Jeśli umowę negocjujemy w imieniu zamawiającego, z reguły ważne jest, by wykonawca zapewniał stały zespół pracujący nad oprogramowaniem. Nie jest bowiem do końca obojętne, zwłaszcza dla terminowości wykonania zlecenia, gdy przy skomplikowanym zamówieniu zmienia się lider zespołu czy też inni kluczowi wykonawcy. Natomiast z punktu widzenia wykonawcy takie zapisy są traktowane z reguły jako niekorzystne, gdyż często nie ma on większego wpływu na fluktuację pracowników.

Żadne wdrożenie oprogramowania w firmie nie powinno się obejść bez szkolenia dla pracowników, co też należy zapewnić w umowie. Szkolenie może być jednorazowe lub cykliczne, czy też z opcją dla nowo zatrudnianych pracowników.


Kolejny silny akcent położyłabym na konieczności rozbudowania zapisów odnośnie przekazania wykonanego oprogramowania i zgłaszania zastrzeżeń. Ważne z punktu widzenia zamawiającego jest, by okres na wstępne badanie oprogramowania nie był zbyt krótki i nie stanowił o wyłączeniu późniejszej rękojmi za produkt. Być może będą potrzebne odbiory etapami, a także udział w odbiorach i testowaniu niezależnego audytora, zwłaszcza przy dużych wdrożeniach. 

Przy większych zamówieniach nie warto oszczędzać na konsultacji umowy z Kancelarią lub powierzenia nam negocjowania takiej umowy. Wiążemy się z naszym partnerem nie tylko na czas wykonania umowy lecz także na czas funkcjonowania oprogramowania w naszej firmie. To długi okres, w którym wiele się może wydarzyć, począwszy od konieczności składania reklamacji, poprzez upgrady oprogramowania czy nawet likwidację firmy wykonawcy.

Aleksandra Dalecka
adwokat

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Prosimy o pozostawienie komentarza w temacie posta. Jesteśmy wdzięczni za Państwa opinie.

W tym miejscu nie udzielamy indywidualnych porad prawnych. Jeśli jesteście Państwo zainteresowani pomocą prawną, prosimy o mailowy (blog@zdanowiczlegal.pl) lub telefoniczny (+22 525 84 44) kontakt z Kancelarią. Koszt pomocy prawnej uzależniony jest od stopnia skomplikowania, charakteru sprawy i nakładu pracy prawnika. Udzielamy także e-porady.

Posty są aktualne w dniu ich publikacji. Nie odpowiadamy za późniejsze zmiany prawa.