Kiedy organ administracyjny ma obowiązek rozpoznać sprawę i jak walczyć z bezczynnością organu?

W pierwszej części naszej publikacji spojrzymy na terminy załatwienia spraw administracyjnych, w drugiej zaś dokonamy analizy środków prawnych przysługujących w przypadku zbyt długiego rozpoznawania spraw przez organy administracji.

Generalną zasadą postępowań administracyjnych jest załatwienie spraw bez zbędnej zwłoki (art. 35 k.p.a.). Ustawodawca wskazuje, iż o ile strona załącza wszystkie dowody w sprawie łącznie z wnioskiem o wszczęcie sprawy postępowanie powinno zostać przeprowadzone niezwłocznie. Do kręgu spraw, w których załatwienie następuje niezwłocznie należą sprawy, które nie potrzebują postępowania wyjaśniającego, przykładem takiej sprawy jest zarejestrowanie urodzenia lub zgonu. W sprawach, w których niezbędne jest postępowanie wyjaśniające, organ administracji ma na załatwienie sprawy miesiąc, a o ile sprawa jest skompilowana – dwa miesiące, a postępowaniu odwoławczym procedura powinna trwać jeden miesiąc. 

Co istotne terminy te zawsze powinny być liczone od wszczęcia postępowania, które w postępowaniu administracyjnym wszczynane jest zasadniczo na podstawie stosownego postanowienia. Nie precyzyjne będzie zatem liczenie powyższych terminów od daty wysłania lub złożenia wniosku przez obywatela w organie administracji. Często bowiem pomiędzy złożeniem wniosku a wszczęciem postępowania mija oznaczony okres czasu, tym samym wszczęcie postępowania a złożenie wniosku nie są terminami jednolitymi pod kątem znaczeniowym i czasookresowym.

Ponadto należy wskazać, iż w wielu sprawach administracyjnych termin załatwienia sprawy jest inny, najczęściej dłuższy, niż powyżej opisane terminy, co wynika z przepisów szczególnych. Przykładowo odmienne terminy załatwienia spraw niż kodeks postępowania administracyjnego zawiera prawo energetyczne czy prawo wodne.

Wymaga zaznaczenia, iż do terminów załatwienia sprawy nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. Tym samym powyższe terminy załatwienia spraw należy rozumieć bardzo elastycznie, w tym należy mieć na uwadze, iż nie są to terminy wyznaczane przez kalendarz, tylko przez specyfikę sprawy i zakres czynności do wykonania w sprawie. W praktyce bowiem nie jest powszechne, aby sprawy były załatwiane w odniesieniu do rozmienia wskazanych terminów w oparciu o kalendarz. Postępowania administracyjne są bowiem wyznaczane charakterem sprawy i czynnościami wykonywanymi w toku sprawy. Przy czym obowiązkiem organu jest aby o każdym przedłużeniu czasu na załatwienie sprawy w odesłaniu do powyższych terminów strona została zawiadomiona łącznie ze wskazaniem przyczyny przekroczenia terminu niezależnie czy przyczyna leży po stronie organu czy też nie (art. 36 k.p.a.). W praktyce organy często wysyłają w toku danej sprawy administracyjnej informacje do stron postępowania, iż sprawa nie może zostać ukończona w terminie, bowiem w toku są czynności wyjaśniające, przykładowo oczekiwanie na operat, sporządzenie mapy lub pojawiało się zagadnienie wstępne, które jest wyjaśniane przez organ lub podmiot trzeci. W praktyce powszechne jest, iż organ obarcza stronę oznaczonym obowiązkiem w toku sprawy, którego brak wykonania jest wskazany jako przyczyna przedłużenia postępowania. W tym zakresie należy jednak zawsze mieć na uwadze, iż organ jest zobowiązany do wyjaśnienia sprawy, a zatem ma rolę czynną w postępowaniu, zatem bardzo często własne obowiązki przerzuca na stronę, tym samym przedłużenie postępowania w efekcie będzie wówczas obciążało organ, a nie stronę.

Paulina Adamczyk – Kowalska

adwokat

Kancelaria Zdanowicz i Wspólnicy

kontakt: blog@zdanowiczlegal.pl